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總覽

Google 日曆是專為團隊設計的整合式線上日曆。您可以迅速排定會議和活動時間，並指派工作來支援即將舉辦的活動，隨時掌握後續情況。您可輕鬆分享時間表並建立各種日曆，方便團隊成員共用。

學習內容

在本實驗室中，您將在 Google 日曆逐步完成下列操作：

• 安排活動
• 建立工作
• 共用及查看日曆
• 自訂日曆

注意：準備從其他日曆程式改用 Google 日曆嗎？建議您也參閱「Outlook 行事曆與 Google 日曆的差異」或「從 HCL Notes 改用 Google 日曆」。

必要條件

• 需安裝網路瀏覽器，建議使用 Chrome。
• 平均完成時間為 10 分鐘，但會有 30 分鐘可以探索。
• 實驗室開始後無法暫停，也無法離開再返回。

注意：如果使用 Pixelbook，請在無痕視窗執行本實驗室。

現在說明一下操作方式：

在 Chrome 瀏覽器中，按一下使用者圖片旁的 3 點圖示 ，然後選取「新增無痕視窗」。

工作 1：開啟日曆

1. 點選實驗室左側窗格的「開啟 Google 日曆」。

在「登入」對話方塊中，確認「電子郵件地址或電話號碼」欄位已預先填入您的使用者電子郵件。

2. 點選「下一步」。

3. 從這個實驗室左側窗格複製您的密碼，然後貼到「輸入密碼」欄位，接著點選「下一步」。

日曆隨即開啟。

4. 點按即可關閉所有資訊彈出式視窗。

工作 2：安排活動

建立活動

1. 您可使用下列任一方式，在 Google 日曆建立活動：
   • 在日曆方格中按一下空白時段，然後點選「活動」。
   • 點選左上角的「建立」，然後從下拉式選單選取「活動」。
2. 新增活動標題、日期和時間，然後點選「儲存」。

邀請其他人參加

1. 在 Google 日曆中，點選剛建立的活動。活動開啟後，按一下「編輯活動」圖示 。

2. 在右側的「邀請對象」部分，於「新增邀請對象」欄位中輸入邀請對象的電子郵件地址。在本實驗室中，請邀請自己加入。在此新增個人電子郵件地址，然後依序點按「儲存」和「返回編輯」。

注意： 在實驗室外使用 Google 日曆時，如果擁有聯絡人清單或機構通訊錄，輸入文字時會顯示相符的名稱和地址。

提示：您也可以新增 Google 網路論壇郵寄清單地址，一次邀請一大群使用者。如要進一步瞭解如何邀請大量使用者，請參閱相關說明，掌握在日曆中管理大型活動的資訊。

3. (選用) 如要將邀請對象標示為可不出席，請將滑鼠游標移至邀請對象圖示，然後點選「標示為可不出席」。

預訂會議室和資源

如要瞭解如何預訂會議室，以及取得會議的其他資源，請參閱相關說明，掌握新增會議室、地點或會議通訊的方法。

新增活動詳情、視訊會議和附件

1. 在畫面頂端，為「活動開始時間」選擇「時區」。

2. 按一下「不重複」，然後在下拉式選單中選取「每天」。

3. 在「安排時間」分頁，查看受邀者何時有空參加這場會議。由於受邀者不屬於 Google Cloud Skills Boost 網域，因此在本實驗室中，您只會看到自己的學生日曆。

4. 在「活動詳細資訊」分頁：

   • 新增會議地點。
   • 請注意，預設的「通知」設定是在活動開始前 10 分鐘。將「通知」時間設為活動開始前 15 分鐘。
   • (選用) 按一下「新增通知」，在活動開始前新增第二則通知。
   • 新增活動說明，並視需要附加本機電腦中的檔案，供受邀者參考。

儲存及更新活動

詳細資料填寫完畢後，請儲存活動並傳送邀請。

儲存活動

1. 按一下頂端的「儲存」，然後點選「傳送」，即可透過電子郵件通知邀請對象。

2. 點選「邀請所有對象」，通知機構外部的邀請對象。

您剛建立了一項活動！

點選「Check my progress」，確認目標已達成。 建立活動。

更新現有活動

計畫趕不上變化？沒關係，您可以更新活動。

1. 在日曆方格中點選活動後，按一下「編輯活動」圖示 。
2. 請對活動進行至少一項變更，例如邀請更多人、更改會議地點或新增附件等，然後按一下「儲存」。「編輯週期性活動」對話方塊開啟後，依序點按「確定」和「傳送」。

注意：您只能編輯自己建立的活動，或是活動主辦人授予編輯權限的活動。

回覆活動邀請

收到活動邀請時，活動會顯示在日曆中。如果使用 Gmail，請點按電子郵件邀請函中的「敬請回覆」。

注意： 受限於實驗室環境，您無法在本實驗室中回覆邀請。如要進一步瞭解如何回覆活動邀請，請參閱「回覆活動邀請」一節。

確認邀請對象出席狀況

您可以追蹤活動的出席狀況，查看哪位受邀者接受或拒絕邀請，以及誰提議了新會議時間。

確認出席狀況

• 點選日曆方格中的活動。

每位邀請對象的旁邊都會顯示他們的回覆。

刪除及復原活動

刪除活動

1. 在日曆中點按活動，開啟會議對話方塊。
2. 在對話方塊頂端，點按「刪除活動」圖示 。

如果要刪除的活動是週期性活動，請在「刪除週期性活動」對話方塊開啟後，點選「這項活動」，然後點選「確定」。

3. 點選「傳送」。

還原誤刪的活動或永久移除已刪除的活動

1. 如要尋找已刪除的活動，請依序點選「設定選單」 >「垃圾桶」。
2. 勾選活動旁邊的方塊，然後點按「還原」圖示 。

注意：如要永久刪除該活動，請勾選該活動旁邊的方塊，然後按一下「刪除」。(選用) 如要刪除垃圾桶中所有活動，請按一下右上方的「清空垃圾桶」。注意：刪除的活動會在日曆垃圾桶中保留大約 30 天。

工作 3：建立工作

在待辦事項清單新增個人工作，提醒自己該做的事。

查看工作

1. 前往日曆。
2. 在左下方「我的日曆」下，確認已勾選「Tasks」方塊。

建立個人工作

1. 在您的日曆方格中點按某個時段，然後點選「工作」。
2. 新增標題、選擇日期和時間，並將重複頻率設為「每天」。
3. 點選「儲存」。

注意：您在 Google Keep 建立的工作也會顯示在日曆。

變更個人工作

1. 點選剛建立的工作，然後按一下「編輯工作」。

2. 更新詳細資料，然後按一下「儲存」。

3. 在「儲存週期性工作」部分，選取「這個工作」，然後點選「確定」。

4. (選用) 編輯兩個重疊的任務之一。

   • 在同一時段建立另一項工作。
   • 如要選擇一項工作進行編輯，請點按工作方塊，將游標懸停在工作上，然後點按「編輯工作」圖示 。

完成或移除個人工作

• 如要從日曆中移除工作，請將工作標示為完成、刪除工作或隱藏所有工作。

將工作標示為完成或刪除

• 點選工作，然後按一下「標示為已完成」或「刪除工作」圖示 。

隱藏所有工作

• 在左側「我的日曆」下方，取消勾選「Tasks」方塊。

工作 4：共用及查看日曆

您可以與同事、家人和朋友共用自己的日曆，讓他們輕鬆得知您有空的時間。其他人也可以和您共用日曆，讓您查看他們的行程。

共用日曆

選擇要公開日曆或是只與貴機構的人員共用日曆：

1. 在日曆頂端，依序點選「設定選單」圖示 >「設定」。
2. 在左側選取您的日曆，然後按一下「活動的存取權限」，勾選「公開這個日曆」方塊即可共用日曆。如果出現警告方塊，請點選「確定」。

允許他人在網路瀏覽器中查看您的日曆

取得日曆的 HTML 連結，然後分享給其他使用者。

1. 依序點按「取得共用連結」>「複製連結」，即可將連結分享給同事。
2. (選用) 將連結貼到您可存取的電子郵件帳戶 (個人電子郵件)，並傳送電子郵件。點選訊息中的連結即可查看活動。

共用日曆並指定存取權

與他人共用日曆時，您可以決定對方如何查看活動，以及是否能變更活動內容。

1. 您仍在「設定選單」() >「設定」。
2. 在左側選取您的日曆，然後按一下「活動的存取權限」。
3. 向下捲動至「與特定使用者或群組共用」部分，然後點選「新增使用者和群組」。
4. 在隨即開啟的「與特定使用者共用日曆」對話方塊中：
   • 新增共用對象的電子郵件地址。
   • 設定權限。
   • 按一下「傳送」，即可通知對方並提供日曆連結。

注意：新增日曆

在本實驗室中，您不會將同事的日曆新增至自己的日曆。如要瞭解如何新增團隊成員的日曆，請參考「共用及查看日曆」的操作步驟。

建立共用日曆

建立共用日曆，用來追蹤群組活動，例如專案時間表或同事休假情形。

建立共用日曆

1. 依序點選「設定選單」圖示 () >「設定」，然後在左側依序點選「新增日曆」>「建立新日曆」。
2. 為日曆命名、新增說明，然後選取時區。
3. 按一下「建立日曆」。

新日曆會顯示在日曆清單中。

4. 點選新日曆，然後依序點選「與特定使用者或群組共用」和「新增使用者和群組」，新增日曆共用對象。

您可以選擇該使用者是否能「查看所有活動的詳細資料」或「只能看見是否有空 (隱藏詳細資訊)」。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。建立共用日曆。

匯入及匯出活動和日曆

將活動資訊匯入或匯出日曆：

1. 返回日曆主頁面。

2. 在左側窗格「我的日曆」部分，將滑鼠游標移至您的日曆 (學生) 上，然後依序點選「選項」圖示 (三個垂直點) >「設定和共用」。

3. 選取左上方的「匯入及匯出」。

匯出日曆

1. 依序點選「匯出」和「儲存」。

系統會將一個 ZIP 檔案下載至您的電腦。在電腦上開啟 ZIP 檔案後，您會看到每個日曆都有一個 ICS 檔案。

2. 如要將這些檔案重新匯入 Google 日曆，請自 ZIP 檔案中分別取出這些 ICS 檔案，再逐一匯入。

匯入日曆或活動資訊

1. 在「匯入及匯出」部分，點選「匯入」。
2. 如要新增資訊，請點選「選擇電腦中的檔案」，選取您在上一節匯出的檔案 (可能位於下載資料夾)，然後點選「開啟」。
3. 按一下「匯入」。匯入的活動會顯示在您的日曆中。

如要瞭解如何匯入日曆，請參閱「將活動匯入 Google 日曆」一文。

刪除日曆

1. 依序點選「設定選單」圖示 >「設定」，然後選取您建立的共用日曆。
2. 在右側窗格中，向下捲動至底部。在「移除日曆」部分，依序點選「刪除」和「永久刪除」。

注意：如要取消訂閱唯讀日曆，請在「移除日曆」部分點選「取消訂閱」。

將不在辦公室的日期新增至日曆

如果不在辦公室，請更新日曆，讓同事知道您目前不在位子上。

1. 返回日曆方格，然後點選您休假開始的第一天。

注意：如要更新當天的休假資訊，點選同日任一時段皆可。

2. 按一下「不在辦公室」。
3. 標題填入 Vacation
4. 選取所需的時間範圍。如果活動持續多天，請務必勾選「全天」。
5. (選用) 勾選「自動拒絕會議」，並在「訊息」部分留言。
6. 在「顯示設定」部分選擇「公開」。
7. 依序點選「儲存」和「儲存並拒絕」。

系統將自動拒絕在這段期間的新會議和現有會議。(先前設定的週期性活動已加上刪除線。)

點選「Check my progress」，確認目標已達成。 將不在辦公室的日期新增至日曆。

工作 5：自訂日曆

管理活動通知

您可以決定要如何管理收到的活動通知。

管理活動通知

1. 依序點選「設定選單」圖示 () >「設定」。
2. 在左側的「一般」之下，點選「通知設定」。
3. 在右側的「通知設定」部分，從「通知」下拉式選單中選取「桌面通知」，然後勾選「播放通知音效」。
4. 在左側選取您的日曆 (學生)，然後點按「其他通知」，即可管理不同類型活動的電子郵件通知。
5. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭，然後選取「電子郵件」(通知) 或「無」(不接收通知)。

設定活動專屬通知

1. 點選已建立的活動，然後點選「編輯活動」圖示 。
2. 在「通知」旁邊，將時間設為會議開始前 10 分鐘。
3. 點選「新增通知」，新增第二則通知。
4. 點選向下箭頭，然後從下拉式選單中選取「電子郵件」。將時間設為會議開始前 1 小時。
5. 按一下「儲存」。如果是週期性活動，請選取「這項活動和後續活動」，然後點選「確定」。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。管理活動通知。

選擇日曆檢視模式

您可以自行決定日曆檢視畫面一次顯示的天數，

選擇日曆檢視模式

1. 在右上角的檢視畫面切換方塊中，點選向下箭頭。

   • 選取「月」。
   • 取消勾選「顯示週末」(如為必要)。

2. 查看日曆，確認變更已生效。

3. (選用) 試著用檢視畫面切換器方塊，變換其他選項。

管理日曆檢視模式設定

1. 依序點選「設定選單」圖示 () >「設定」。
2. 在左側的「一般」下方，點選「畫面顯示設定」。
3. 勾選下列方塊，取消勾選其他方塊：
   • 顯示已拒絕的活動
   • 顯示週數
4. 點選「一週的第一天」，然後選取「星期一」。
5. 前往「設定自訂檢視」欄位，點選向下箭頭，然後選擇「5 天」做為日曆檢視畫面。
6. 查看日曆，確認變更是否生效。

變更日曆外觀

如果同一個畫面中疊放了好幾個日曆，可以藉由更改日曆外觀來區分不同日曆的內容。

變更日曆外觀和顏色設定

1. 依序點選「設定選單」圖示 () >「外觀」。

2. 依序點選「顏色組合」 >「現代」，然後換成點選「傳統」，即可查看差異。

3. 依序點選「資訊密度」 >「密集」查看不同之處。

4. 按一下「完成」。

變更日曆顏色設定

• 在左側將游標移至日曆名稱上方，然後依序點按垂直排列的三個點 > 從調色盤中選取想要的顏色。

變更活動顏色

1. 在活動上按一下滑鼠右鍵，然後選取新顏色。

2. (選用) 嘗試不同設定，找出最喜歡的組合。

恭喜！

您已探索 Google 日曆多種功能，瞭解如何安排及更新會議和活動、建立多個日曆、共用日曆，以及管理日曆的顯示方式。

後續步驟/瞭解詳情

• 知道如何使用重要的日曆功能後，您可進一步自訂日曆，配合工作需求。
• 請參閱「Google 日曆一覽表」。
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使用手冊上次更新日期：2025 年 1 月 27 日

實驗室上次測試日期：2025 年 1 月 27 日

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