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總覽

使用淺顯易懂的提示詞，就能在 Google Workspace 和第三方服務中，自動執行例行工作和複雜工作流程，不必編寫程式碼。只要在 Workspace Studio 中描述目標，Gemini 即可自動調度管理必要步驟，執行端對端程序，也就是「工作流程」。這些流程會根據新資訊即時調整，執行更精密的自動化作業，例如情緒分析、內容生成，以及智慧型工作優先排序。

在本實驗室，您將使用 AI 建立工作流程，解決電子郵件過多的常見問題。您要建立自動化動作來摘要未讀電子郵件的重點，並直接將每日速覽傳送至 Chat。

課程內容

您將瞭解如何運用下列工具，自動處理 Google Workspace 中的工作：

• 使用 AI 建立工作流程。
• 透過 Workspace Studio 生成的變數，在步驟之間傳遞資訊，建構精密的工作流程。

設定和需求

點選「Start Lab」之前

請詳閱下列操作說明。實驗室活動會計時，而且無法暫停。點選「Start Lab」後就會開始計時，並顯示您可以使用 Google Workspace 資源多久。

您會在實際雲端環境完成這個 Google Workspace 實作實驗室的活動，而非模擬或示範環境。您會取得新的臨時憑證，可以在實驗室活動期間登入及存取 Google Workspace。

需求

如要完成這個研究室活動，請先確認：

• 可以使用標準的網際網路瀏覽器 (Chrome 瀏覽器為佳)。
• 預留足夠時間。請留意左側面板頂端的時間，這是完成所有步驟的預計所需時間。請做好規劃，把握時間完成實驗室。開始進行實驗室之後，就無法暫停再繼續。每次進行實驗室時，都會從步驟 1 開始。
• 您「不」需要 Google Workspace 帳戶，本實驗室會提供帳戶。

請開啟無痕視窗來執行這個實驗室。 實驗室提示您登入控制台時，務必使用實驗室提供的學員帳戶，這樣活動追蹤功能才能確認您是否完成實驗室活動。

開始進行實驗室

1. 準備好時，點選左上方面板的「Start Lab」。

   「實驗室詳細資料」窗格會顯示臨時憑證，您在這個實驗室登入 Gmail 時必須使用。

   如果實驗室會產生費用，將出現彈出式視窗，請您選擇付款方式。

2. 對「開啟 Google 雲端硬碟」按一下滑鼠右鍵，選擇「在新分頁中開啟連結」。

   接著，實驗室會啟動相關資源，並開啟另一個分頁，顯示「登入」頁面。

3. 顯示提示時，請同意所有條款及細則。

Google 雲端硬碟隨即開啟，您會登入學員 Google 帳戶。

開啟 Workspace Studio

1. 為開啟應用程式，請在新的瀏覽器分頁中前往 Workspace Studio：https://studio.workspace.google.com。

2. 查看使用者顯示圖片，確認 Workspace Studio 已設為本實驗室建立的學生帳戶。如果不是，請切換至該學生帳戶。

   

請勿關閉 Google 雲端硬碟和 Workspace Studio 的瀏覽器分頁。

工作 1：運用 AI 建立工作流程

1. 在「Describe a task for Gemini」方塊中，詳細說明您要工作流程執行的作業。在本實驗室，請使用下列提示詞：

Every weekday at 8 am, send me a summary of unread emails on Google Chat.

2. 按一下「Create」，Gemini 就會生成工作流程步驟。

Gemini 會在 Workspace Studio 中建立工作流程。您的要求會分成 3 項工作：

1. On a schedule (排程啟動)：在特定日期和時間啟動工作流程，例如每個工作天上午 8 點。
2. Recap unread emails (摘要未讀郵件)：取得 AI 生成的重要未讀郵件摘要。
3. Notify me in Chat (在 Chat 中通知我)：透過 Chat 接收未讀電子郵件摘要通知。

編輯工作流程排程

建立完成後，工作流程會顯示在編輯器中。按一下「Step 1: On a schedule」。

• 在右側設定窗格中，將「Time」的值從「8:00 am」變更為「8:30 am」。

查看摘要未讀郵件重點的提示詞

Gemini 會提供提示詞，用來整理未讀電子郵件的摘要。如要調整提示詞，可以編輯內容。

• 按一下「Step 2: Recap unread emails」。 在這個步驟中，Gemini 準備了詳細的提示詞供您調整。

將提示詞換成下列文字：

Goal: Summarize unread emails from the primary inbox, organize them into action-oriented categories, and exclude promotional and non-essential content. Instructions: 1. Filter Emails: Identify all unread emails from yesterday. Exclude ads, promotional emails, social media notifications, newsletters, spam, automated meeting acceptances, location changes, and system notifications. 2. Identify Action Items: Create an "Urgent Action Items" category for any emails that require a direct response, decision, or task from me. Use my recent conversations and projects as context to determine importance and urgency. 3. Identify Themes: Recognize and group any high-volume, repetitive themes (e.g., code reviews, project updates) into their own distinct sections. For these themes, provide a high-level summary of the overall activity rather than a list of every single email. 4. Categorize Remaining Emails: Use a "Meeting Updates" category for all meeting invitations, rejections, and schedule changes. Use an "FYI" category for everything else that doesn't fit into the other groups. Special Handling for Digests * For emails that are Google Group or mailing list digests, do not summarize each individual thread. Instead, provide a single summary for the digest that identifies the top 2-3 most discussed topics. 5. Formatting: * Preamble: Begin the entire output with the exact phrase: "Let's get caught up on your inbox", followed by two line breaks. * Present the final summary using clear headings and a brief, conversational tone. Do not use a strict bulleted list for every single email, instead, summarize and group where it makes sense. * Empty Categories: If a category has no emails, output the category header followed by a single line break and the phrase "You're all caught up." * Strictness: Provide only the final summary as requested. Do not include any apologies, explanations, or conversational text outside of the specified format. * Also format it beautifully and use all things rich text and emojis.

請詳閱提示詞，瞭解如何要求 Gemini 提供摘要。這則提示詞遵循下列最佳做法：

• 在開頭說明想達成的目標。
• 接著提供詳細指令。
• 指定輸出內容的格式。

使用變數傳遞資訊

解決方案的最後一部分，是每天早上透過 Chat，將未讀電子郵件摘要傳送給自己。在這個步驟，Workspace Studio 會使用變數在步驟之間傳遞資訊。

1. 點選第三個步驟「Notify me in Chat」，查看設定。
2. 系統會使用「Step 2: Summary of unread email」的變數，將 Gemini 生成的摘要傳遞至步驟 3，也就是您在 Chat 通知中收到的輸出內容。
3. 在「Message」部分，按一下「Variables」，新增其他變數。首先，新增步驟 1 的「Start time」。接著使用下列格式，新增步驟 2 的「Summary of unread email」：

This summary ran at [Step 1: Start time]: [Step 2: Summary of unread email]

工作 2：測試工作流程

啟用工作流程前請先測試，確保流程能正常運作：

1. 依序點選「Test run」和「Start」。
2. 測試會立即執行工作流程，方便您驗證輸出內容。如果發現需要更新的地方，可以在測試執行結束後編輯流程。
3. 若一切正常，您會收到「Run Completed」訊息。

4. 接著，按一下「Turn on」。現在起，這個工作流程會在每個工作天，根據您在「Step 1: On a schedule」定義的時間執行。

工作 3：更新工作流程

如果工作流程發生問題，您會在以下幾個地方收到通知：

• Gmail 收件匣中，Google Workspace Studio 圖示上會顯示紅點。
• Workspace Studio 網頁應用程式中，「Flows」分頁內會有訊息。
• Workspace Studio 網頁應用程式中，「Activity」分頁會顯示紅點。請將「排解工作流程問題」指南加入書籤，以便瞭解詳情。

更新剛才建立的工作流程，變更執行時間。

1. 在 Workspace Studio 中，按一下「My flows」。
2. 按一下工作流程名稱以在編輯器開啟 (Workspace Studio 會為流程命名)。
3. 按一下「Step 1: On a schedule」。
4. 在「Time」欄位，將工作流程執行時間變更為「7:00 am」。
5. 按一下「Save changes」。

工作 4：使用範本建立工作流程

範本是預先建構的工作流程，專為常見用途設計，當中包含完成工作所需的所有步驟和提示詞。有些範本可直接使用，有些則需要您新增一些資訊才能發揮作用。

在這項工作中，您將使用範本執行下列操作：

• 在資料夾中新增項目時觸發流程：將檔案或子資料夾新增至 Google 雲端硬碟的特定資料夾時，流程就會啟動。
• 建立工作：在 Google Tasks 中建立新工作。新工作會自動加入 Google Tasks 的主要工作清單。

建立雲端硬碟資料夾

建立工作流程前，您需要在 Google 雲端硬碟中建立資料夾。請立即設定，以便稍後在工作流程中參照。

1. 在 Google 雲端硬碟分頁，按一下左側雲端硬碟圖示下方的「新增」。
2. 按一下「新資料夾」，然後將資料夾命名為「Workspace Studio 工作」
3. 點選「建立」。

這是用來啟動工作流程的資料夾。請勿關閉這個瀏覽器視窗，之後會用到。

設定工作流程

在 Google Workspace Studio 中設定工作流程。

1. 返回 Workspace Studio 瀏覽器分頁。按一下「Discover」，然後捲動瀏覽可用的範本。
2. 按一下「Auto-create tasks when files are added to a folder」範本。

工作流程隨即會顯示在編輯器中。

3. 按一下「Step 1: When an item is added to a folder」。
4. 在編輯器右側，按一下「Folder」欄位中的「Drive」。
5. 在「雲端硬碟資料夾挑選器」中，依序點選「所有位置」>「我的雲端硬碟」旁的箭頭圖示 (>)，然後選取「Workspace Studio 工作」。
6. 按一下「Step 2: Create a task」，查看步驟設定。
7. 按一下編輯器底部的「Turn on」。

將檔案新增至雲端硬碟資料夾

1. 返回 Google 雲端硬碟，在「Workspace Studio 工作」資料夾中，依序點選「新增」和「Google 文件」。
2. 系統會開啟新的 Google 文件。依序點選「檔案」和「重新命名」。
3. 將檔案重新命名為「測試工作」。
4. 按下 Enter 鍵。
5. 在同一個瀏覽器視窗中，輸入下列網址：

tasks.google.com

Google Tasks 會隨即開啟。

6. 確認您看到標題為「Review new file added to Drive」的新工作。

流程已成功為您新增工作：查看資料夾中的新項目。

點選「Check my progress」確認目標已達成。

使用範本建立工作流程

恭喜！

現在，您可以使用 Google Workspace Studio，使用自然語言和範本建立流程，自動執行工作。

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使用手冊上次更新日期：2026 年 8 月 6 日

實驗室上次測試日期：2026 年 8 月 6 日

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